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En términos sencillos, un archivo es una organización que adquiere, custodia, preserva y brinda acceso a material documental que tiene un valor para la posteridad. Este material documental puede ser de muchos tipos, incluyendo documentos de texto, fotografías, grabaciones de audio y video, etc. Puede ser material análogo o digital.
Hay muchas clases de archivo, con diferentes objetivos y enfoques de colección. Por ejemplo, existen archivos nacionales, institucionales y comunitarios. El material custodiado por un archivo varía según su propósito y enfoque, así como según los intereses y necesidades de información de su comunidad de personas usuarias.
Estos enlaces proveen explicaciones más a fondo de qué constituye un archivo:
Los archivos existen porque se entiende que ciertos documentos deben ser preservados por su valor perdurable como fuentes de información o evidencia. La naturaleza específica de este valor puede variar de un contexto a otro. Por ejemplo, algunos documentos pueden tener valor por razones puramente históricas, mientras que otros pueden ser valiosos por su vínculo con los procesos operacionales de una organización. Por lo tanto, lo que se considere digno de preservación va a depender de las prioridades e intereses de la comunidad a la que sirve el archivo.
Los archivos y la documentación que estos custodian pueden contribuir a una variedad de propósitos extremadamente importantes, como examinar e interpretar eventos o procesos históricos, desarrollar y sustentar narrativas históricas, elaborar significado, forjar la identidad de comunidades, contar experiencias humanas y preservar registros cruciales para la posteridad.
Como se mencionó anteriormente, la determinación de qué registros se consideran dignos de ser preservados para la posteridad en archivos depende de unas percepciones de valor. Estas decisiones sobre qué se debe preservar no siempre son equitativas y, a menudo, se pueden ignorar las perspectivas, los intereses y las prioridades de comunidades marginadas. Por lo tanto, las desigualdades de poder existentes en la sociedad a menudo quedan reflejadas en las representaciones de la historia que ofrecen los archivos. Esto es algo que se debe tener en cuenta. Es importante hacer esfuerzos conscientes para crear representaciones históricas en los archivos que sean más equitativas, genuinas y justas.
La procedencia se refiere a la fuente de los documentos de archivo, o sea, quién los creó o poseyó antes de su llegada al archivo. El principio de procedencia establece que los documentos que provienen de una fuente particular (persona, empresa, grupo, etc.) deben mantenerse juntos. Por ejemplo, si los documentos personales de un individuo son donados a un archivo, estos documentos deben permanecer juntos y no disociarse unos de otros. Esto es crucial para proteger la integridad y la autenticidad del conjunto de documentos. Es importante tener un registro de la procedencia de cada ítem.
Este concepto tiene que ver con la organización de los ítems. Cuando un archivo recibe una colección de documentos, se debe mantener el esquema de organización y el orden establecidos por la persona creadora o poseedora de estos. Al igual que pasa con la procedencia, el concepto de orden original es importante en términos de mantener la integridad y el valor evidenciario del material custodiado por el archivo, ya que el orden en que los documentos están organizados puede agregar contexto y ofrecer información sobre el proceso de creación y la utilización de estos.
El concepto de autenticidad significa que una cosa es lo que se dice que es. Por ejemplo, si una fotografía contenida en un repositorio digital está etiquetada con la frase descriptiva "Exposición de Arte de UPRM 2021", es auténtica si en efecto muestra una imagen de ese evento particular realizado en ese año. La autenticidad es especialmente importante para los documentos que tienen un valor evidenciario importante. Los archivos deben proteger la autenticidad de sus documentos, ya que esto es esencial para su confiabilidad. Una forma de hacer esto es mantener un récord preciso de la información relacionada con la procedencia y el historial de custodia de los ítems.
La valoración se refiere a la evaluación de material para fines de adquisición o retención por parte del archivo o para establecer prioridades de preservación. Varios factores pueden entrar en juego al momento de valorar material. Algunos factores a tomar en cuenta incluyen las prioridades e intereses de las personas investigadoras que utilizan el archivo, el valor histórico o la rareza de los documentos, o la importancia que ciertos documentos pueden tener como evidencia.
La fijeza se refiere a que los documentos conservan su contenido y estructura sin sufrir ninguna alteración. Este término se usa con frecuencia en el contexto de los documentos digitales, y se refiere a que los objetos digitales conserven su integridad intacta a nivel de bit. Si se altera el contenido o la estructura original de un documento, este ha perdido su fijeza. Proteger la fijeza es esencial para la confiabilidad del material de archivo, especialmente cuando el material tiene un valor evidenciario importante.
En términos muy simples, los metadatos a menudo se definen como información sobre información. Cualquier ítem que transmita significado, como un documento de texto, un video o una imagen, puede considerarse un recurso de información. Los metadatos describen los recursos de información y brindan contexto para que los usuarios tengan una idea más precisa de lo que están viendo.
Estos son algunos ejemplos del tipo de preguntas que los metadatos responden:
Los metadatos enriquecen los recursos de información al agregar contexto. Por ejemplo, situar una fotografía en un determinado lugar y momento histórico puede darle un significado mucho más profundo para la persona que la examina. De manera similar, un documento escrito puede tener más significado para un investigador si este sabe que es parte de la colección personal de un individuo particular y que fue escrito en un momento histórico específico.
Los metadatos también mejoran la recuperabilidad de los ítems al proporcionar terminología que puede utilizarse en las búsquedas. Esto hace que sea más fácil para las personas investigadoras recuperar los recursos más relevantes para sus intereses.
Uno de los objetivos de los archivos es garantizar la preservación a largo plazo de los documentos que custodian. Los registros de metadatos proporcionan descripciones detalladas de los ítems y ayudan a guiar el proceso de preservación al arrojar luz sobre cuestiones como:
Esta información es útil para establecer prioridades y tomar decisiones acertadas relacionadas con la preservación.
Los estándares o esquemas de metadatos son sistemas que regulan el proceso de asignar metadatos a ítems. Son útiles porque establecen consistencia entre los registros de metadatos creados por diferentes grupos. Esto ayuda a que se puedan compartir y comprender registros de metadatos de diferentes fuentes. A continuación se presentan algunos ejemplos de estándares de metadatos utilizados en la práctica archivística.