Práctica archivística: Una breve introducción: Archivos comunitarios

Los archivos comunitarios son archivos que documentan y comunican la historia de una comunidad específica de personas, y que son creados y gestionados por miembros de dicha comunidad. Usualmente funcionan sin estar directamente asociados a instituciones archivísticas tradicionales, y frecuentemente documentan grupos que tienen poca representación en el récord histórico oficial. El Dr. Andrew Flinn, uno de los académicos más destacados en el tema, define los archivos comunitarios de la siguiente manera: "the grassroots activities of documenting, recording and exploring community heritage in which community participation, control and ownership of the project is essential."*

Esta cita se podría traducir de la siguiente manera: "el trabajo de base de documentar y explorar la herencia comunitaria siguiendo un modelo en el cual es esencial que la comunidad participe y que tenga el control y la titularidad del proyecto".

La comunidad representada en un archivo comunitario puede definirse de innumerables maneras. Por ejemplo:

• Personas que viven en una localidad (región, ciudad, barrio, etc.)
• Miembros de un grupo cultural o étnico
• Personas vinculadas por un interés o una actividad común
• Personas vinculadas por una identidad compartida

Los archivos comunitarios son importantes porque le permiten a grupos de personas preservar y compartir su historia, sus perspectivas y sus experiencias a su propia manera. A menudo se trata de grupos subrepresentados, discriminados o marginados. Al construir sus archivos, los miembros de la comunidad tienen autonomía en cuanto a qué materiales incluir y cómo organizar, describir y presentar los mismos. Por ende, los archivos comunitarios pueden ser de gran valor tanto para los miembros de la comunidad como para personas externas, ya que contribuyen a la formación de identidades, sirven como recursos de educación, reflexión e investigación y ayudan a crear un récord histórico más equitativo.

* Flinn, A. (2007). Community histories, community archives: Some opportunities and challenges. Journal of the Society of Archivists, 28(2), 151–176. https://doi.org/10.1080/0037981070161193

Misión y visión del archivo comunitario

Si planeas crear un archivo comunitario, puede ser de mucha ayuda pensar sobre la misión y visión del archivo. Estas pueden articularse de manera escrita. Establecer una misión y una visión ayuda a dar dirección al trabajo que llevará a cabo el archivo.

La misión expresa la razón de ser del archivo, y puede expresar algunas de sus prioridades y principios. Al articular la visión, piensa en cómo te gustaría que el archivo se desarrolle y qué objetivos y logros te gustaría obtener. Las acciones tomadas para alcanzar la visión deben ser guiadas por las ideas articuladas en la misión. 

Enfoque de colección

Pensar en el enfoque de colección es esencial al desarrollar un archivo. Esto significa establecer qué materiales se van a adquirir. Si esto no se determina de antemano, el proceso de adquisición se puede tornar desorganizado, y la organización y descripción de los materiales puede volverse mucho más complicada. Las siguientes son preguntas que pueden servir de guía al establecer el enfoque de colección de tu archivo:

• ¿Cuál es el propósito de mi archivo? ¿Cuál es mi visión para el mismo?
• ¿Qué temas quiero que aborde mi archivo? 
• ¿Cuáles son los intereses y las prioridades de la comunidad a la cual servirá mi archivo?
• ¿Con qué recursos cuento? ¿Cuánto espacio tengo? ¿Cuántas personas colaboran conmigo?
• ¿Qué tipos de materiales puedo custodiar, manejar y preservar adecuadamente? ¿Qué cantidad?

Establece cuál es la comunidad de usuarios de tu archivo

Las colecciones de archivo se crean porque los documentos incluidos en ellas tienen valor para una comunidad particular de personas. Entender quién es tu comunidad de usuarios y cuáles son sus intereses principales y necesidades de información te ayudará a desarrollar un archivo con mayor significado e impacto. Además, tener una buena conexión con tu base de personas usarias ayuda a tomar buenas decisiones sobre adquisición, desarrollar mejores modelos de organización, descripción y acceso, establecer prioridades de preservación de material y desarrollar exhibiciones y actividades interesantes para el público.

Políticas y procedimientos

Establecer políticas y procedimientos documentados ayuda a crear consistencia en las operaciones día a día del archivo y contribuye a la toma de decisiones futuras. Un ejemplo común de este tipo de documentación son los manuales de procesamiento que los archivos usualmente tienen. Los manuales de procesamiento archivístico detallan los pasos que se deben seguir para preparar materiales para su inclusión en el archivo con el fin de que puedan ser consultados por el público. Tener un manual que cubre estos pasos de procesamiento ayuda a establecer un flujo de trabajo cosistente. También ayuda a proteger la integridad del material archivístico y a asegurar la calidad de los registros, además de facilitar la organización y el acceso. Otros procesos que se pueden cubrir en políticas documentadas son el desarrollo de la colección, el almacenamiento y manejo adecuado del material archivístico, la preservación de los recursos y los procedimientos de respuesta ante emergencias. 

Inventario

Para poder manejar y cuidar apropiadamente una colección de material archivístico, es importante mantener un récord preciso de lo que tienes. Un inventario te permite hacer eso. Aparte de un inventario general, los archivos pueden crear registros de personas creadoras, índices y referencias cruzadas para aportar al buen manejo del material y lograr que las personas investigadoras puedan explorar el contenido de la colección de manera más fácil y efectiva.