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La organización en los archivos contribuye a varios propósitos, tales como:
La organización en los archivos está vinculada a los principios de procedencia y orden original. La organización de los documentos en un fondo de archivo debe reflejar la forma en que estos fueron organizados por su creador o propietario anterior. Esto puede proporcionar información de contexto crucial y valor evidenciario sobre el proceso de creación y la utilización de los documentos.
Los niveles de organización reflejan la jerarquía organizativa de los archivos, y van desde grupos grandes de documentos relacionados hasta ítems específicos. La jerarquía de organización puede variar de un archivo a otro. Aquí se presenta un ejemplo básico:
Proporcionar descripciones detalladas de los recursos del archivo por medio de metadatos facilita el que las personas interesadas puedan obtener acceso a estos. Los metadatos descriptivos asignados a un ítem le indican a las personas investigadoras de qué trata el ítem. Además, en las interfaces digitales, los metadatos descriptivos proporcionan terminología que ayuda a las personas a localizar las fuentes de información que necesitan mediante búsquedas por palabras clave. Esto ilustra la importancia que tienen los metadatos para ayudar a las personas investigadoras a explorar el archivo y localizar los ítems que les interesen.
Se debe enfatizar que las descripciones de archivo deben proporcionar información contextual que ayude a comunicar cabalmente el significado de los diferentes ítems. Se puede proporcionar información de contexto importante resaltando la relación que tiene un documento con otras fuentes documentales, individuos o grupos históricos, o eventos o procesos importantes. Toda esta información puede ser útil para las personas en el curso de sus investigaciones, y también puede agregar coherencia y significado a la colección.
Las guías de fondo (finding aids) son recursos creados por los archivos que describen el contenido y la estructura de un grupo de documentos y proporcionan información contextual importante, como información sobre las personas creadoras de los documentos, el contexto histórico de su creación, las relaciones con otros materiales del archivo, etc. Estas guías ayudan a las personas a adquirir una mejor comprensión de los recursos. También ayudan a las personas investigadoras a localizar ítems específicos dentro del grupo de documentos.
Estos son algunos enlaces que proporcionan información adicional sobre las guías de fondo:
Los puntos de acceso son términos tales como nombres de personas, nombres de eventos o períodos históricos, lugares, actividades, términos temáticos, etc. que pueden usar las personas investigadoras al realizar una búsqueda para localizar documentos relacionados con sus temas de interés. Los puntos de acceso tienen el propósito de facilitar la recuperación. Se pueden recopilar en un índice o catálogo.
El concepto de More Product, Less Process (MPLP), que se puede traducir al español como "Más producto, menos proceso", es un acercamiento al trabajo archivístico en el cual se le da prioridad a proporcionar a los usuarios acceso a los recursos del archivo lo antes posible. Esto va en contraposición a la idea de retrasar el acceso hasta que se realice una descripción granular de un grupo de documentos, lo cual puede tomar mucho tiempo. El concepto de MPLP favorece reducir el procesamiento excesivo y, en cambio, se centra en lograr un "mínimo dorado" ("Golden Minimum") que satisfaga las necesidades básicas de las personas usuarias que utilizarán el material de archivo. El concepto de MPLP ha provocado mucha discusión en la comunidad de archivistas.