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Preservación Digital: Resumen de conceptos

Esta guía es una introducción a conceptos fundamentales de preservación digital.

Introducción al concepto de preservación digital

¿Qué es preservación digital?

La preservación digital consiste de las acciones continuas y acumulativas que se realizan para asegurar que los objetos digitales se preserven en su estado original y se mantengan accesibles, inteligibles y utilizables a largo plazo. Además de mantener la autenticidad e integridad de los objetos, mediante la preservación digital se busca conservar la información contextual que es esencial para que los objetos retengan su significado. Aspectos más técnicos, como el manejo de infraestructura de almacenamiento y la migración de objetos de un formato a otro para evitar la obsolescencia digital, también entran en juego.

La disciplina de preservación digital evoluciona constantemente a medida que surgen nuevas tecnologías y medios electrónicos. A su vez, es importante enfatizar que la preservación de objetos digitales es siempre un proceso en curso y nunca una labor terminada. Como indica Trevor Owens en la introducción de su libro publicado en el 2018, titulado The Theory and Craft of Digital Preservation, "Nothing has been preserved, there are only things being preserved" (Nada está preservado; solo hay cosas que están siendo preservadas). Los objetos digitales se deben monitorear constantemente para asegurarse que se mantienen accesibles e inalterados.

Algunos conceptos centrales relacionados a preservación digital

"Fixity"

El término "fixity", o fijeza, se refiere a que los archivos mantengan su estructura original a nivel de bit, sin alteración alguna. Si las palabras en un archivo de texto se cambian, o se cambia la organización del texto, el archivo cambia a nivel de bit. Por consiguiente, pierde su fijeza, ya que su integridad a nivel de bit se ha perdido. Asegurar la fijeza es esencial en términos de proteger la confiabilidad de un objeto digital, sobre todo cuando ese objeto tiene valor evidenciario. Un plan de preservación digital, ademas de atender el almacenamiento de los objetos digitales y el acceso a los mismos, debe velar por que se mantenga la fijeza de dichos objetos.

Los "checksums" se utilizan a menudo para confirmar la fijeza de los archivos. Un "checksum" es un tipo de identificador único para archivos digitales, a veces descrito como un "file fingerprint" (huella dactilar del archivo). Los "checksums" se generan aplicando un conjunto de operaciones matemáticas al archivo. Esto produce una secuencia de caracteres, la cual constituye el "checksum" de ese archivo. Si el archivo se altera de alguna manera, el "checksum" que produce también va a cambiar. Así es que los "checksums" ayudan a detectar alteraciones a los objetos digitales.  

El concepto de fijeza está relacionado al de la mutabilidad, el cual se cubre más abajo.

Para conocer más sobre fijeza y "checksums", visita esta página del Digital Preservation Handbook, un recurso creado por el Digital Preservation Coalition

Autenticidad

El concepto de autenticidad se refiere a que un objeto en efecto es lo que se alega que es. Por ejemplo, si una fotografía en un repositorio digital está identificada como "Exposición de arte de UPRM, 2021", es auténtica si en efecto muestra ese evento específico en ese año. La autenticidad es especialmente importante en el caso de documentos con alto valor evidenciario.  

Es esencial estar consciente de la importancia que tiene la autenticidad al momento de diseñar estrategias de preservación digital, ya que esto está atado a la confiabilidad de las colecciones digitales. Una forma de salvaguardar la autenticidad de un objeto digital es conservando su información de procedencia, lo cual puede incluir quién fue la persona que depositó un documento dado en un repositorio y cuándo lo hizo. También se debe conservar registro de otras acciones que involucran el objeto digital, por ejemplo, si el objeto se movió de un lugar de almacenamiento a otro.

Mutabilidad

Un factor que diferencia a los objetos de información digitales de los análogos es su mutabilidad. Esto se refiere a la facilidad con que los objetos digitales se pueden alterar sin dejar rastros obvios. Por ejemplo, una persona puede alterar porciones de un documento de Word sin dejar las marcas físicas que resultarían de la alteración de una página impresa. De forma similar, ante la ausencia de restricciones de seguridad adecuadas, una persona maliciosa podría copiar, alterar o eliminar archivos de un repositorio desde una localidad remota. Situaciones similares podrían resultar a causa de error humano o fallos en el funcionamiento de equipos.

Debido a esta característica de los archivos electrónicos, estos deben almacenarse de manera segura y deben monitorearse continuamente para prevenir alteraciones no deseadas y detectarlas con prontitud si llegaran a ocurrir. Tener copias de preservación de objetos digitales también es una buena forma de protegerse de este tipo de problema.

Redundancia

La redundancia se refiere a tener varias copias de cada objeto digital para prevenir pérdidas irreparables. Una estrategia de redundancia es la llamada Regla 3-2-1, la cual se puede explicar así:

  • Tener al menos tres copias de tus objetos digitales
  • Usar al menos dos medios de almacenamiento diferentes
  • Mantener una copia del contenido digital en una localidad remota

Otra estrategia utilizada en preservación digital es tener copias de preservación y copias de acceso de los objetos digitales. Las copias de preservación usualmente son versiones de alta calidad, no comprimidas, de los objetos digitales. Las copias de acceso pueden ser versiones comprimidas de menor calidad. Estas son las copias que accederan las personas usuarias, así que con frecuencia están en formatos digitales más fáciles de ver y descargar.

Acceso

El propósito de crear y preservar colecciones de objetos de información es que las personas accedan a las mismas y las utilicen. Siempre piensa quién es tu comunidad de personas usuarias y qué es lo más importante para ellas. También piensa cómo las personas van a interactuar con los objetos digitales que estás preservando. Esto ayudará en la toma de decisiones sobre qué se incluirá en las colecciones, cómo se organizará, describirá y presentará el contenido, y cuáles serán las prioridades en cuanto a preservación a largo plazo.

Además de esto, ten en mente que las formas  de acceso y uso van a continuar evolucionando con el tiempo. Es bueno hacer lo posible por mantenerse al tanto de nuevas plataformas digitales y formas de interactuar con contenido digital. Esto te ayudará a brindarle la mejor experiencia posible a tu comunidad de personas usuarias.

Obsolescencia digital

Con el pasar del tiempo, algunos equipos tecnológicos y aplicaciones se utilizan menos y menos hasta que se vuelven obsoletas. Cuando esto ocurre, los objetos digitales almacenados en formatos o medios que dependen de estas tecnologías se vuelven irrecuperables. Esto es lo que se conoce como obsolescencia digital. Para evitar este tipo de problema, las personas a cargo de labores de preservación digital deben mantenerse al tanto de las tendencias en el mundo de la computación y migrar sus materiales a formatos y medios de almacenamiento que ayuden a asegurar la accesibilidad futura a los recursos.

La importancia de los metadatos

¿Qué son metadatos?

En términos bien sencillos, los metadatos se definen como información sobre información. Cualquier objeto que evoque significado, como un documento de texto, un video o una imagen, puede considerarse un recurso de información. Los metadatos describen los recursos de información y proveen contexto para que las personas usuarias tengan una idea más precisa sobre la naturaleza del recurso.

Estos son algunos ejemplos del tipo de preguntas que los metadatos responden:

  • ¿Quién es la autora de este documento de texto?
  • ¿Cuándo y dónde se grabó este video?
  • ¿Qué evento está representado en esta imagen?

Contexto y recuperabilidad

Los metadatos enriquecen los recursos de información al agregar contexto a los mismos. Por ejemplo, situar una fotografía en un lugar y tiempo histórico particular puede agregar gran significado a la misma. Los metadatos también aumentan la recuperabilidad de los recursos en interfaces digitales al proveer terminología que podría usarse en una búsqueda por palabra clave. Por ende, se facilita el que las personas investigadoras puedan localizar los recursos más relevantes para su tema de estudio.

Importancia para la preservación

Al proveer una descripción detallada de los objetos de una colección, los metadatos contribuyen al proceso de preservación al brindar información sobre asuntos como:

  • Qué aspectos de un objeto digital son particularmente significativos (Pueden ser aspectos temáticos, el creador del objeto, su importancia para una comunidad específica, etc.)
  • Los formatos digitales de los objetos
  • Quién tiene derechos de propiedad intelectual sobre ciertos objetos
  • Equipo o programados necesarios para abrir y desplegar el objeto digital

Esta información ayuda a establecer prioridades y tomar decisiones informadas respecto a la preservación de colecciones digitales.

Tipos de metadatos

Los diferentes tipos de metadatos nos brindan una variedad de información acerca de los objetos digitales. Estos son algunos tipos comunes de metadatos. 

metadatos descriptivos - Proveen información que ayuda a identificar el objeto y le brinda a los usuarios una idea acerca de su contenido. Por ejemplo, cuál es el título del recurso, quiénes son los creadores, qué temas cubre, cuándo se creo el recurso, etc.

metadatos técnicos - Proveen información sobre las características técnicas de un objeto digital, tal como su formato o qué equipos y programados son necesarios para acceder al objeto.

metadatos de preservación - Información necesaria para la preservación de un objeto digital. Esto puede incluir información técnica (por ejemplo, programas necesarios para abrir un archivo), información relacionada a verificaciones de fijeza ("fixity checks") e información sobre acciones de preservación realizadas previamente (por ejemplo, si un objeto se migró de un formato a otro).

metadatos de derechos de propiedad intelectual - Proporcionan información sobre quién ostenta los derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual sobre un objeto. A modo de ejemplo, pueden indicar si es permitido copiar y distribuir un objeto o si se permite la creación de obras derivadas a partir de un objeto.

metadatos estructurales - Describen la relación entre los componentes de un objeto digital y explican cómo estos se deben ordenar para que el objeto se despliegue correctamente. Por ejemplo, los metadatos estructurales pueden indicar cómo se deben organizar las diferentes páginas e imágenes que componen un sitio web para que su contenido quede presentado correctamente en pantalla.