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El acceso es un componente importante relacionado a la preservación digital. El objetivo principal de proteger los bienes digitales es garantizar que estén disponibles para las comunidades de personas usuarias que los valoran y querrán interactuar con ellos. Si las usuarias no pueden encontrar o acceder a los objetos digitales que les interesan, el impacto potencial de estos recursos y colecciones se verá disminuido.
La accesibilidad implica mucho más que simplemente colocar el material en línea. Para mejorar el acceso, los desarrolladores de colecciones digitales deben buscar que sea más fácil para los usuarios navegar entre las grandes cantidades de material y localizar los recursos de información más relevantes para ellos. A continuación, se discuten algunos elementos importantes para lograr esto:
La forma en que se organiza una colección tiene mucho que ver con cuan fácil es buscar en ella y localizar recursos específicos. Existen diferentes formas de organizar las colecciones según su tipo. Por ejemplo, las colecciones en bibliotecas tradicionalmente siguen esquemas de organización con base temática, como el Sistema de Clasificación Decimal Dewey o el Sistema de Clasificación de la Biblioteca del Congreso. Por otro lado, los archivos tradicionalmente utilizan los conceptos de procedencia y orden original para organizar sus recursos.
El punto esencial es que la organización debe seguir un sistema que tenga sentido y que sea discernible para las personas usuarias. Si no se establece y se sigue un sistema de organización eficaz, será más difícil localizar los recursos, y estos incluso pueden llegar a perderse.
En otras secciones de esta guía se discute la importancia de los metadatos, que a menudo se definen sucintamente como "información sobre información". Aunque existen varios tipos de metadatos, nos enfocaremos en los metadatos descriptivos, los cuales describen el contenido de una fuente de información. Cuando un investigador realiza una búsqueda en una plataforma en línea, los resultados se basan en gran medida en los metadatos que se han asignado a los recursos. Si se asignaron buenos metadatos, los resultados de la búsqueda serán más precisos y relevantes. De esta forma, los metadatos descriptivos ayudan a los usuarios a acceder a los recursos que más se ajustan a sus necesidades específicas.
El concepto conocido como MPLP por sus siglas en inglés establece como prioridad el brindar acceso a los usuarios a las colecciones de archivo lo más rápido posible. Esta forma de pensar se opone a la idea de retrasar el acceso hasta que las colecciones estén descritas al nivel más granular, lo que puede conllevar mucho tiempo. MPLP se enfoca en reducir el procesamiento excesivo, centrándose en lograr un "Mínimo dorado" que satisfaga las necesidades básicas de los usuarios que interactúan con los materiales de archivo.
La facilidad de búsqueda es esencial para una experiencia de usuario positiva. Tener una interfaz que permita a los investigadores aplicar diferentes estrategias de búsqueda lleva a resultados más exitosos. Elementos de funcionalidad que aumentan la facilidad de búsqueda son la búsqueda por campos (field searching), los filtros y la posibilidad de realizar búsquedas booleanas.
Además, los curadores de colecciones pueden crear guías de fondo, conocidas en inglés como finding aids, para ayudar a los investigadores facilitando la búsqueda. Las guías de fondo brindan a los usuarios una descripción general del contenido de una colección junto con información de contexto. También pueden guiar al usuario a elementos específicos contenidos en la colección.
Los objetos digitales deben estar disponibles para los usuarios en formatos adecuados. Para colecciones que están disponibles al público, los formatos ampliamente utilizados y no propietarios funcionan mejor. Por ejemplo, para documentos de texto, un formato apropiado es PDF. Este es un formato ampliamente compatible con el cual la mayoría de los usuarios están familiarizados. Para imágenes, formatos como JPEG y PNG son buenas opciones para las copias de acceso. Si no se utilizan formatos adecuados, es posible que las personas usuarias no puedan acceder a los objetos digitales de la colección.
Las interfaces que son intuitivas y fáciles de navegar mejoran el acceso, ya que las personas pueden encontrar lo que necesitan con mayor facilidad. Por el contrario, las interfaces mal organizadas, sobrecargadas o difíciles de entender pueden causar frustración y disuadir a los usuarios de interactuar con ellas. Es importante que las interfaces se diseñen de manera que lleven a una buena experiencia de usuario. La forma en que se presenta y organiza la información es muy importante, así como la funcionalidad de búsqueda y las opciones para acceder al contenido de los objetos.
A continuación incluimos enlaces a varias colecciones de material digital. Estos recursos en línea emplean una variedad de modelos diferentes para brindar acceso a su contenido.
Este proyecto documenta las leyes y políticas discriminatorias que implementó el gobierno de Australia contra inmigrantes no blancos y australianos nativos. El proyecto incorpora un "muro de rostros". Los usuarios pueden pulsar sobre los distintos rostros y acceder a los registros oficiales creados para esa persona como parte de la política aplicada por el gobierno.
Este archivo en línea preserva y brinda acceso a obras de arte nacidas en formato digital. La página de inicio muestra algunas de las piezas y permite a los visitantes acceder a ellas directamente. Los usuarios también pueden buscar obras por año o nombre de artista.
Este es un archivo comunitario en línea que brinda acceso a material relacionado con la historia y la gente de Culebra, una de las islas municipio de Puerto Rico. El archivo, creado usando la plataforma Omeka, incluye diversos tipos de material, incluyendo documentos de texto, imágenes y videos.
Este repositorio, mantenido por la Universidad de Washington en St. Louis, preserva y brinda acceso a contenido digital generado en torno a la muerte de Michael Brown a manos de la policía, evento ocurrido en 2014 en Ferguson, Missouri, Estados Unidos de América.
Este recurso brinda acceso a más de 1200 entrevistas de historia oral que abordan las diversas experiencias de vida de residentes de Brooklyn de los siglos veinte y veintiuno. En este proyecto se incorpora la herramienta digital Oral History Metadata Synchronizer (OHMS) para profundizar el acceso al material de historia oral. OHMS permite dividir las entrevistas en varios segmentos temáticos. Permite también que se asignen metadatos descriptivos a cada segmento y a la entrevista en su totalidad. Esto ayuda a que las personas investigadoras puedan identificar los segmentos más relevantes a su estudio y acceder a ellos directamente, ayudándolas a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de su proceso investigativo.