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Preservación Digital: Planificación y Políticas

Esta guía es una introducción a conceptos fundamentales de preservación digital.

Planificación

Planificación para la preservación de objetos digitales

Mucho del trabajo necesario para la preservación digital puede ocurrir incluso antes de que se depositen objetos digitales al repositorio. Abajo se abordan algunos temas que se deben discutir para comenzar a desarrollar un plan de preservación.

Alcance de las colecciones ("Scope of collections")

Un asunto esencial al diseñar una estrategia de preservación es establecer el alcance que tendrá la colección. Esto implica fijar parametros que determinen el material que se incluirá en la misma. Si esto no se determina de antemano, las tareas relacionadas a organizar y describir las colecciones y crear políticas y procedimientos adecuados se pueden tornar mucho más difíciles.

Articular una visión sobre qué contendrán las colecciones y a quiénes iran dirigidas, así como establecer criterios que determinen qué objetos se incluirán en las mismas, facilita en el futuro la labor de gestionarlas. Los criterios de inclusión en las colecciones pueden tomar en cuenta factores como:

  • Aspectos temáticos (¿Sobre qué trata la colección?)
  • El tipo de objetos digitales (documentos de texto, videos, imágenes, etc.)
  • Formatos digitales aceptables (Abajo se profundiza sobre este tema)

Las decisiones que se tomen sobre estos temas guiarán el desarrollo de sus colecciones y afectarán las acciones de preservación que eventualmente deberá llevar a cabo.

¿Cuáles son sus prioridades para la preservación?

Establezca prioridades sobre qué es más esencial preservar para su institución. Por ejemplo, los objetos digitales creados por miembros de su institución que son únicos se pueden identificar como una prioridad al planificar sus estrategias de preservación. Al establecer las prioridades, piense en la misión de su institución y en qué tiene mayor importancia para su comunidad de personas usuarias.

¿Quiénes componen mi comunidad de personas usuarias? 

Al planificar el desarrollo de una colección, es bueno pensar en quién eventualmente usará la misma y cómo se usarán los objetos. Conocer su comunidad de usuarios y lo que es importante para sus miembros le permite a usted tomar mejores decisiones sobre qué recolectar y preservar. Además, saber cómo es probable que se utilice el material lo ayudará a tomar mejores decisiones sobre la organización y la descripción, qué interfaces usar, qué tecnologías incorporar y otros aspectos relacionados al acceso. 

¿Qué podemos preservar? 

Sea consciente de cuál es la capacidad de preservación de su institución. Si recopila material que no podrá conservar o al cual no podrá brindar acceder, está siendo contraproducente. En este caso, es mejor que este material se deposite en una organización que cuente con los recursos necesarios para su adecuada preservación. 

¿Cuánto material podemos preservar?

Este es otro tema sobre el cual tendrá que ser honesto consigo mismo. Piense en factores como la cantidad de personal disponible, la infraestructura de almacenamiento, los resguardos de seguridad, etc. Evite recopilar más material del que pueda manejar. Además, recuerde que algunos tipos de medios digitales ocupan mucho más espacio que otros. Por ejemplo, los videos consumen mucho más espacio de almacenamiento que los documentos de texto. Esto se debe tomar en consideración al decidir qué tipo de material recolectará.

Formatos digitales

En general, para la preservación digital a largo plazo se prefieren los formatos de código abierto, no patentados y ampliamente utilizados. Establecer parámetros sobre qué formatos se aceptarán para su inclusión en las colecciones puede facilitar futuras acciones de preservación. Para información sobre este tema proporcionada por el Archivo de la Institución Smithsonian (Smithsonian Institution Archives), haga clic aquí.

Políticas

La importancia de establecer políticas

Para que las estrategias de preservación digital sean más efectivas, deben quedar establecidas en documentación oficial de políticas y procedimientos. Esto creará un marco con parámetros y propósitos claramente definidos. Las políticas y los procedimientos establecidos fomentan la consistencia y sirven de guía para la toma de futuras decisiones relacionadas a la preservación digital.

La política de preservación digital debe cubrir puntos tales como:

  • Los temas del material que se recopilará
  • El tipo de material que se recopilará (imágenes, videos, documentos textuales, etc.)
  • Cuál es la comunidad de usuarios y cuáles son sus necesidades
  • Qué formatos digitales se aceptarán
  • Esquemas de metadatos utilizados para describir los objetos digitales
  • Información relacionada a almacenamiento, por ejemplo, dónde se almacenan los materiales, cuántas copias se crearán y qué medios de almacenamiento se utilizarán
  • Procedimientos para comprobar la fijeza de objetos digitales
  • Procedimientos para actualizar o migrar el material
  • Cómo se revisará y actualizará la política

También ayuda que la política de preservación digital tenga afinidad con la misión y la visión de la institución. Siempre es una ventaja si existe un compromiso de parte de la institución con la preservación digital. Conectar la política con objetivos institucionales mayores es una buena manera de obtener el apoyo de diferentes sectores dentro de la organización. Este apoyo puede ser crucial al momento de solicitar los recursos necesarios (software, equipo, personal con experiencia, etc.) para lograr objetivos de preservación digital.

A continuación, se incluyen algunos enlaces que brindan orientación para el desarrollo de una política de preservación digital, así como enlaces a ejemplos de políticas de diferentes instituciones.

Orientación sobre el desarrollo de una política de preservación digital

Ejemplos de políticas de preservación digital