Gestión de datos de investigación (RDM por sus siglas en inglés): Organización y "file naming"

Nos referimos aquí a los nombres que se le asignan a los archivos que contienen nuestros datos. El objetivo es poder localizar el archivo específico que necesitamos con facilidad. El nombre del archivo debe ayudar a identificar el mismo con precisión. Además, debe ser descriptivo, en el sentido de que el nombre brinde una idea del contenido. Esto se puede lograr incorporando alguna palabra clave en el nombre del archivo. Otra información que se puede incorporar en el nombre y que facilita la identificación es la fecha de creación del archivo y la persona responsable del contenido. El nombre debe ser descriptivo pero no extenso.

1. Asigne un nombre que facilite identificar el contenido sin tener que abrir el documento.
2. Establezca un sistema y sea consistente.
3. Evite utilizar espacios. Sustitúyalos por guión (-) o guión bajo (_). También puede eliminar los espacios y utilizar letra mayúscula al inicio de cada palabra.
   • Ejemplos: benthic_seabed, BenthicSeabed
4. Incorpore en el nombre del archivo palabras vinculadas al autor, lugar, fecha o tema de sus datos de investigación. Esto le ayudará a encontrar el archivo deseado más fácilmente.
5. Utilice un nombre corto pero descriptivo.
6. Si el archivo es un documento del cual hay varias versiones, identifique cada versión.
   • Ejemplos: DataReport_v1, DataReport_v2, DataReport_FINAL
7. Escriba las fechas usando el formato YYYYMMDD. Incorpórelas en el nombre del archivo para facilitar la organización cronológica.

• Incorrectos: Year1 | Summer07 
• Correctos: RiveraBenthicHab_2007.docx | HrndzBenHab2010_v2.csv | LabReport_20190628

This video, designed for a general audience, is part of the State Library of North Carolina's "Inform U" series.

1. Utilice diversos métodos de protección para sus datos:
   • Password 
   • Limitar acceso a carpetas
   • Utilizar encriptación
2. Estrategia de back up
   • Mantenga al menos tres (3) copias completas y actualizadas de sus datos
   • En por lo menos dos (2) medios distintos de almacenaje (e.g. memoria externa, computadora)
   • Y que uno de estos se encuentre fuera de su área común de trabajo (e.g. nube, memoria externa en otra localidad)
3. Ojo al utilizar los servicios en la nube
   • Verifique los contratos de términos y condiciones
   • Identifique las políticas sobre:
     • Encripción de los archivos
     • Localización de servidores
     • Quién es dueño de los datos
     • Eliminación de datos una vez culmine el contrato
   • Si trabaja con datos sensitivos, evite usar servicios de nube

Data Management by the University of Wisconsin Data Services