Colecciones en tiempos de emergencia: ¿Cómo actuar?: Planificación

Un desastre natural o causado por humanos no puede predecirse. Queda en nuestras manos el estar preparados y mitigar los posibles daños a los que se expone nuestro patrimonio documental y cultural.

• Una estrategia para prevenir daños mayores es reconocer la vulnerabilidad de las estructuras, su entorno, el componente humano y los recursos, llevando a cabo una evaluación de riesgos.
• Una vez hemos identificado aquellas áreas de mayor riesgo, se desarrolla un plan de prevención y mitigación donde se atiendan las necesidades particulares de la institución, teniendo como meta la preservación a largo plazo de los acervos.
• Partiendo de los riesgos y qué se puede hacer para minimizarlos, se debe desarrollar un plan interno para el manejo de emergencias y desastres que incluya instrucciones detalladas de las respuestas de rescate que se llevarán a cabo.
• Cada emergencia será distinta y una oportunidad para revisar y mantener actualizados los planes:
  • Algunos de los casos para los que tenemos que estar preparados, incluyen, pero no se limitan a: terremotos, fuegos, inundaciones, filtraciones, robos, plagas, entre otros.

A continuación, se presentan varios ejemplos que pueden utilizar como guía para desarrollar sus propios planes: 

• Federación Internacional de Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias Programa Central de Preservación y Conservación (IFLA): Prevención de desastres y planes de emergencia
• Fundación Mapfre: Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y biblioteca
• Ministerio de Cultura de España: Conservación preventiva y plan de gestión de desastres en archivos y bibliotecas
• National Parks Service: Museum handbook, part I, emergency planning and response, chapter 10
• Northeast Document Conservation Center: Emergency management (3.3) Disaster preparedness
• UNESCO: Mitigando el desastre. Guía estratégica para el manejo de riesgos en colecciones patrimoniales

Aunque cada institución experimenta los desastres de forma distinta, la preparación es elemento clave para actuar rápido y de forma segura. Otras instituciones e iniciativas han tenido vasta experiencia en el desarrollo de planes de manejo de emergencias y han desarrollado herramientas que facilitan la elaboración de estos y la pronta respuesta.

The online disaster-planning tool for cultural and civic institutions (dPlan)

• Este módulo en línea guiá paso por paso a la institución a evaluar y desarrollar sus planes. Una vez lo completas, lo puedes mantener en línea para que lo actualices y te permite descargar una versión en .pdf para que lo tengas disponible a la mano. 

Pocket response plan

• Desarrollado por el Consejo de Archivos Estatales de Estados Unidos (CoSa), es una plantilla en MS Word donde la institución personaliza la información importante sobre: números telefónicos, integrantes del comité de manejo de emergencias y contiene respuestas rápidas a situaciones comunes. La idea es que lo puedas imprimir y que te quepa en un bolsillo. Este es un complemento al plan de manejo de mergencia.

A disaster plan for Libraries and Archives

• Desarrollado por Amigos Preservation Service, es una plantilla sencilla en MS Word para mantener de forma concisa la información más importante ante el manejo de una emergencia. Esta se puede descargar y personalizar según la institución. 

Risk evaluation: First step in disaster planning (Webinar)

• Esta serie de 4 webinars creados por Alexandra Allardt bajo Connecting to Collections Care están disponibles libres de costo e incluyen los siguientes videos: (1) Overview: What Disaster Planning Entails; (2) Earth, Wind, and Fire: Identifying External Hazards to Your Collections; (3) What Lurks Within: Identifying Hazards within Your Collections; (4) As Simple as 1-2-3: Ranking the Risks to Your Collections.

Prevención y protección contra desastres: Lista de inspección

• Esta excelente lista de cotejo presenta todos los aspectos que deben ser corroborados periódicamente en las instituciones para asegurar que no presentan nuevos riesgos y que están preparados para afrontar un desastre natural.

Emergency response and salvage wheel (ERS Mobile App)

• La rueda de salvamento creada por el Heritage Preservation y el National Center for Preservation Technology and Training desarrolló una aplicación para teléfonos inteligentes con la información disponible en la rueda sobre qué hacer en las primeras 48 horas luego de un desastre. Esta está disponible para Android, BlackBerry and IPhone.

Lista de materiales necesarios sugeridos:

Protección personal

• guantes de nitrile
• guantes de goma
• lentes de protección
• mascarillas (N95) - particulado
• máscaras con respirador - gases y vapores
• delantal u overall
• cubre zapatos
• gorra o redecilla para cabello
• botas de goma

Rescate

• esponjas grandes
• esponja de limpieza en seco
• paños de microfibra blancos
• paños de algodón
• papel de periódico (blanco)
• papel toalla
• bolsas estilo zyploc
• bolsas de basura plásticas
• cajas de leche (o con roturas para que escurra agua)
• cajas plásticas con tapa
• papel de cera
• cordel de nilón y pinches planos
• mylar
• cubos, mapos, squegees 
• rollos de plástico o toldos
• papel y lápiz

Equipos

• abanicos 
• abanicos con extracción
• higrómetros
• termómetros
• deshumidificadores
• carros de libros
• extensión (electricidad)
• linternas
• generadores portátiles
• pompa
• aspiradora de agua
• mesas y sillas portátiles

​Para una lista más extensa y completa vea: Emergency cart for salvaging water-damaged objects

A continuación, se presenta una selección de materiales recomendados por Miriam Centeno, la Collections Care Coordinator de la Universidad de Illinois Library at Urbana- Champaign para UPR-Mayaguez en septiembre 2017, pero entendemos que otros se pueden beneficiar de la misma.

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