Colecciones en tiempos de emergencia: ¿Cómo actuar?: Recomendaciones iniciales

El rescate y salvamento de colecciones es un proceso arduo y prolongado. Cuando las condiciones lo permiten, se debe actuar entre 24-48 horas para minimizar los daños, específicamente si los recursos fueron afectados por agua. A continuación, se presentan varias recomendaciones sobre los pasos a seguir para salvaguardar sus acervos y colecciones.

Importante: Cada unidad debe tener designado un equipo de trabajo para estas situaciones. Este personal debe conocer el Plan de Manejo de Emergencias y Desastres Institucional y estar capacitado para el rescate de las colecciones. Cada minuto es importante, por ende, cada persona del equipo de trabajo debe saber su tarea y ejecutarla.

1. Ante cualquier desastre es imprescindible la seguridad del recurso humano. 
2. Antes de entrar a los edificios, asegúrese que estos estén en condiciones óptimas, no representen un riesgo a la salud y seguridad y obtenga el permiso del personal de manejo de emergencias de la unidad. Recuerde que luego de un desastre las estructuras pueden estar afectadas, la presencia de vidrios y materiales tóxicos pueden estar presentes en agua estancada o cables del tendido eléctrico o tomas de electricidad vivas estar expuestas.
3. Cuando el lugar sea seguro, entre al espacio con una cámara para documentar los daños y libreta con lápiz para anotar información importante para agilizar el proceso de rescate (ej. localización de colecciones o recursos valiosos). Todas las visitas deben hacerse entre dos personas, una sola no debe entrar nunca a un área afectada.
   • Asegúrense de utilizar material de protección personal adecuado en todo momento: ropa cubertiza, botas de goma, mascarillas y guantes.
4. Realicen una evaluación preliminar de daños. En un papel detallen: áreas y recursos afectados y el tipo de daño y el tiempo promedio que llevan expuestos al mismos. Incluyan localización precisa y los recursos que deben ser rescatados primero. Tomen fotografías para documentar los daños
5. Una vez identificados los daños, y si los recursos se pueden rescatar en casa, procedan a establecer el centro de trabajo.
   • De requerir contratar servicios externos debe tener a la mano la información de las pólizas de seguro y las compañías que harán el trabajo. Para que la labor sea eficiente, debe haber establecido de ante mano un contacto con compañías capacitadas para la tarea que necesitan. 
6. Una vez el centro esté listo, establezcan una línea de trabajo y determinen la cantidad de apoyo que necesitan. Es en este momento que pueden llegar los voluntarios. 
7. Equipen a todos los participantes con materiales de protección personal, asignen un área de descanso y creen turnos cortos y rotativos de trabajo.

La rueda de salvamento y respuesta ante emergencia, preparada por el Heritage Preservation, Inc., provee un resumen de 8 pasos para actuar dentro de las 48 horas. Esta herramienta es esencial para poder tomar decisiones rápidas y correctas en beneficio de la seguridad del ser humano y el rescate de nuestras colecciones.

Imagen: Library of Congress

Una excelente herramienta para la evaluación de daños a gran escala es el "Institutional Collections Damage Assessment" desarrollado por los National Heritage Responders. La hoja fue adaptada por el equipo de FEMA y traducida por Beatriz Centeno de National Archives.  Este formulario facilitará la asistencia de los equipos de rescate y apoyo ante la emergencia.

Una de las tareas más complicadas, aun cuando las condiciones son favorables, es mantener un clima adecuado para que los recursos no se expongan a nuevas amenazas como hongos o plagas. Además, es imprescindible mantener la seguridad ante este nuevo escenario.

• Secar el agua inmediatamente
• Extraer del edificio todos los objetos y mobiliario mojado (alfombras, sillas); exponer al sol para evitar que se pudran y el crecimiento de hongos
• Abrir puertas y ventanas para que circule el aire
• Mantener las áreas con aire fresco y constante
• Establecer ventilación cruzada para mover el aire y evitar microclimas
• Monitorear la temperatura y humedad de adentro y afuera
• Colocar deshumidificadores para controlar la humedad
• T = 68-72˚F    HR = 40-55%

Imagen: Sylvane

Además de mantener el ambiente en óptimas condiciones, la limpieza es clave en el proceso de recuperación

• Para secar mobiliario utilice paños absorbentes, sin color o que suelten pelusa (ej. gamuza, microfibra)
• Trate de no utilizar o incorporar más agua de la necesaria
• Una vez las condiciones lo permitan, TODO se debe limpiar: escritorios, anaqueles, pisos y muebles. Si tiene muebles de tela y alfombras sáquelos al sol intenso por lo menos 4 horas por varios días para asegurar que no tienen humedad acumulada
• Si hay presencia de hongos en piso, paredes o mobiliario vea la siguiente sección